大学職員が楽な理由=ルーティンワークの繰り返しがメインだから!

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Photo by Jorge Urosa on Pexels.com

先日、以下のツイートをしました。

このツイートをうけて、大学職員の仕事が「楽だよ」と言う理由について書いていこうかなと。僕が勤める大学(地方の小規模私立大学)の話をベースにしますが、他大学もそこまで大差はないと思われるので、ぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人
てーや(大学職員×転職支援)

大学職員の経験、丸7年。求人広告の制作実績、3,000件超。「大学職員」と「転職支援」の2つのキャリアをいかし、大学職員への転職を検討している方に現場の実態を伝えます。

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大学職員が楽な理由:ルーティンワーク

まずは、<大学の年間スケジュール>をご覧ください。

▼4月入学式
▼4月履修登録
▼4月授業開始
▼7月定期試験
▼7~9月  夏休み
▼9月授業再開
▼10~3月大学入試
▼11月学園祭
▼12~1月冬休み
▼1月定期試験       
▼2~3月春休み
▼3月進級判定
▼3月卒業式

…と、だいたいどの大学も、年間スケジュールはこんなかんじでしょう。

そもそも大学は教育機関なので、1年のサイクルが基本的に毎年同じ。大学職員はこの年間スケジュールに沿って、仕事を進めていくことになります。つまり、職員の仕事そのものがルーティン化しているわけです。

たとえば、僕が所属していた「教務課」では…

▼4月:新年度ガイダンスの運営
▼4月:履修登録の支援
▼8月:学生の成績管理(前期分)
▼1月:次年度の準備(時間割やシラバス)
▼2月:学生の成績管理(後期分)
▼3月:新年度ガイダンスの準備

こんな年間サイクルのもと、仕事をしていました。

このほか、学部学科によって大小さまざまなイベントがあるので、ここにプラスαの業務が追加されます。が、大枠としては上記のとおり。

では、仕事がルーティン化していると、なぜ楽なのか?

ルーティンワークが楽な理由


◆一つひとつの仕事を覚えてしまえば、あとは毎年その繰り返し!

去年やったことを思い出しながら淡々と進めていけばOK!

◆やったことをメモしておいたり、写真に撮っておいたりするとベター。

ちょっとだけ手間をかけてマニュアルでも作っておけば、次の年はそれにならってやるだけ!

◆「もっとこうしたほうがいいかも」とか考えなければ、思考停止でできる!

また、基本的に大学職員の仕事は「いつ何をやらなければならないのか」が決まっており、繁忙期・閑散期が明確です。つまり、有給がとりやすいという副産物もあったりします。

大学職員が楽な理由:書類作成がメイン

大学職員に転職して感じたカルチャーショックのひとつが、「大学職員って、やけに書類のやりとりが多いな」ということです。自分がインターネットビジネスの会社から転職してきたからというのもあるとは思いますが、それにしても何かあれば書類、書類。入職当初は「外部に提出しなければならない書類が多いのかな」くらいに思っていたのですが、何やら学内向けのものっぽい。

たとえばこんなかんじ。

・経営陣や管理職にむけた提案書
・出張時のお伺い書&報告書
・何かを購入する際のお伺い書
・ありとあらゆる業務の報告書
・ありとあらゆる業務のマニュアル書
・ありとあらゆる会議の議事録

…etc.

さらには、「なんでもかんでも覚書に」という念の入れよう。しかもしかも、これらの書類に上司がいちいち修正を入れてくるわけ!!それこそ「です/ます」の修正から!!

繰り返しますが、学内で完結する書類なのに、です。作成する書類次第で受注できるか否かが決まるとか、世の中に公開されるものを作成する、というわけではないんです。おかげで大学のサーバはあらゆるテキスト文書が格納されたフォルダで常にパンパンです笑。

こんな(どうでもいい)書類の作成やチェックをアホみたいに1日中やってるわけです。「楽」の意味、わかりますよね?

どこの大学も似たようなものらしいですね。聞くところによると、公務員も同様のかんじだと。そこまでやるかね?という意味不明な書類文化が根強いのは、お役所体質が根本にあるのかもしれません。

いずれにせよ、(どうでもいい)書類作成が大学職員の仕事の大部分を占めていることに間違いはありません。厳密に締め切りがあるとかでもないし、そもそも「考えること」をほとんどしなくてよいので、楽ですよー。

各大学の実態を調べる方法

というわけで、僕が勤める大学の実例をもとに、大学職員が「いかに楽か」を解説してきました。

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